God og grundig prosjektplanlegging er et viktig utgangspunkt for at et prosjekt skal bli vellykket. En god prosjektplan sikrer kvaliteten på sluttproduktet, og bidrar til godt arbeidsmiljø blant de ansatte.
Hva er en prosjektplan?
En prosjektplan er et skriftlig dokument som beskriver hvordan vi skal jobbe for å oppnå et konkret mål (et prosjekt). Datoer og frister skal være nedfelt, og det skal være rammer for både økonomi – og ressursbruk. Jobber du med prosjektplanlegging, har du sikkert erfart at jo mer arbeid du legger i forarbeidene, desto større er sannsynligheten for at prosjektet blir lettdrevet og at resultatet blir godt.
Viktig når du lager en prosjektplan
- Konkret mål – prosjektmål
Det er viktig at prosjektmålet er velformulert og konkret, og at det er målbart. Ofte er det lurt å bryte ned prosjektet og definere delmål. I store prosjekter, er det naturlig å også definere resultatmål og milepæler. - Bakgrunn for prosjektet
Det kan være nyttig å skrive noen ord om hvorfor prosjektet er blitt et prosjekt. Hvilken tilstand var det som ikke var tilfredsstillende og som trengte en endring? Hva var status før prosjektperioden? Hva var det som avgjorde at arbeidet ble satt i gang? - Hvorfor skal prosjektet gjennomføres akkurat nå?
Timing er viktig, og kan være avgjørende for hvordan resultatet vil bli. Hvis det finnes grunner til at prosjektet skal gjennomføres akkurat nå, eller hvorfor det ikke er blitt gjennomført tidligere, kan det være lurt å forklare dette i prosjektplanen. - Hva tror man oppnåelsen vil være når prosjektet er gjennomført?
Hvilke fordeler vil man oppnå? Besparelser? Økonomisk eller ressursmessige besparelser? Bedre kvalitet på produksjonen og sikring av data? Eller andre fordeler? - Hvordan skal prosjektet gjennomføres?
Hvem skal være prosjektleder, og hvem skal være prosjektmedarbeidere? Hvordan skal vi organisere arbeidet? Sett datoer for oppnåelse av delmål, og for når i prosjektet det skal utarbeides prosjektrapporter. Hva er frist for sluttføring av prosjektet? - Ressurser
Hvilke og hva slags ressurser trenger vi for å gjennomføre prosjektet. Har vi de ressursene, de lokalene og det utstyret vi trenger? Hvordan skaffer vi de ressursene vi ikke har? - Hvem skal gjøre hva i prosjektet?
Rollene i prosjektet bør være nøye definerte. Sørg for at de som skal jobbe sammen i prosjektet, kjenner hverandre, og kjenner sin egen og de andre sine roller i prosjektet. - Rapporteringslinjer.
Hvem skal rapportere til hvem. Hvordan skal det rapporteres og hvor ofte skal det rapporteres? - Kommunikasjonen i prosjektet
Kommunikasjonen i prosjektet er prosjektleder sitt ansvar. Definer hvilken plattform som skal brukes for kommunikasjon, og vær tro mot det som er bestemt. Med dagens teknologi, er det svært mange informasjonsplattformer, og tilsvarende mange preferanser. Så her må prosjektledelsen være tydelig og bestemt. Ta gjerne prosjektmedarbeiderne med på råd, men når valget er tatt, må alle i prosjektet forholde seg til avgjørelsen. For hvis informasjonen i prosjektet kommer på avveie, kan det føre til kostbare forsinkelser. - Hvilke alternativer har vi vurdert, og hvorfor valgte vi det vi valgte?
Jobber du prosjektbasert? Er prosjektplanlegging en del av din jobbhverdag?
Vi har vår egen sertifiserte bransjeløsning for bedrifter som jobber prosjektbasert, og for bedrifter som jobber med prosjektbasert produksjon. Kontakt oss for en uforpliktende prat om prosjekttilpasset ERP. Send en mail til Jon Fromreide, eller ring han på 913 24 843.